Hace un tiempo atrás visité un pequeño negocio ubicado en la ciudad de Santiago, que debe tener más de 30 años de fundado. Esta empresa aunque ha crecido siento que se ha quedado atrás en los aspectos administrativos, tecnológicos, de procesos y aspectos técnicos.
Cuando fui a pagar el artículo a caja, resulta que nadie sabía el precio del producto. Llamaron al supervisor y no supo resolver la situación, todo era un desorden, luego de perder 20 minutos de mí tiempo y ver que no se resolvía el problema, terminé comprando en la competencia.
La forma de administrar en la actualidad es muy diferente a los años anteriores. Hoy en día todo es más rápido. El internet, la globalización y los acuerdos internacionales han revolucionado la forma de administrar una empresa.
Un alto porcentaje de empresas triunfan o fracasan de acuerdo a su administración. Aunque existen factores externos que son incontrolables en las empresas, la buena administración es fundamental para alcanzar el éxito.
La administración es la ciencia que se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de la empresa, con el objetivo de maximizar los beneficios logrando las metas establecidas.
A veces se hace difícil administrar eficientemente. Como ciencia social, nada le garantiza el éxito a una empresa. Estrategias que funcionaron en el pasado es muy probable que no funcionen en la actualidad.
Todo inicia con la planificación. Significa pensar hacia el futuro, establecer objetivos, metas claras, establecer políticas, desarrollar estrategias y hacer el presupuesto.
¿Dónde estamos?, ¿Dónde queremos llegar? y ¿Cómo lograr los objetivos? Son tres preguntas que siempre debemos hacernos para poner en marcha el negocio.
Cuando planificamos debemos hacerlo con una visión a largo plazo. El plan estratégico, el plan operativo y el presupuesto son de las principales herramientas que debemos utilizar en esta etapa de la planificación.
Los administradores deben anticiparse, ser realista y saber cómo actuar ante cambios en los factores económicos, sociales, culturales y políticos que pueden afectar el progreso de su empresa.
Para tomar decisiones es muy importante contar con un plan de contingencia (plan b), pues nos da la oportunidad de elegir una alternativa diferente si la primera estrategia no funciona.
La organización es el segundo elemento del proceso administrativo. Aquí se debe definir quién va realizar la tarea. Colocar a la persona en el lugar correcto.
El organigrama, la descripción de puestos, delegación de autoridad, empoderamiento y la centralización son fundamentales en una buena organización.
La dirección es el tercer elemento del proceso administrativo. Es la manera de cómo el administrador logra que las personas accionen en la empresa.
El liderazgo, la motivación, el trabajo en equipo y la comunicación son de los elementos a tomar en cuenta en la dirección de la empresa. Es como decir la ejecución de lo que se ha organizado y planificado en el negocio.
El último elemento del proceso administrativo es el control. Aquí solo verificamos que lo planificado se esté llevando a cabo correctamente. En esta etapa se busca hacer la evaluación de desempeño, la supervisión, las auditorias, la calidad en los procesos y el control financiero.
Existen muchos factores naturales que son incontrolables por parte de la empresa y que un buen administrador debe prepararse, en el caso que sucedan. Desastres naturales como un huracán, un terremoto, hacen desaparecer cualquier empresa.
Una buena administración se logra distribuyendo de manera correcta los recursos que hagan efectivo y adecuado el funcionamiento de la empresa y, que se logre un el objetivo hacia el camino del éxito.
Eladio Frías
El autor es asesor de la empresa de consultoría y capacitación REPSAP International, SRL. 809-583-7254, Santiago y todo el Cibao. www.repsapinternational.com. [email protected]
